تنظيم الملفات يبدأ بنظام أسماء بسيط أكثر مما يبدأ ببرنامج جديد. أنشئ مجلدات رئيسية لعدد محدود من المجالات مثل العمل والصور والمستندات والمشاريع، ثم استخدم مجلدات فرعية حسب السنة أو المشروع. تجنب إنشاء عشرات المستويات لأن الوصول إلى الملف سيصبح أصعب بدل أن يكون أسهل.
سمِّ الملفات بأسماء تصف محتواها، ويمكن إضافة التاريخ بصيغة ثابتة عندما يكون له معنى. مثلًا، اسم يحتوي السنة والشهر ثم وصفًا قصيرًا يجعل الفرز التلقائي مفيدًا. حاول كذلك التخلص من نسخ مثل final-final-new، واستبدلها بنظام إصدار واضح إذا كنت تحتاج أكثر من نسخة.
خصص وقتًا قصيرًا كل أسبوع لنقل الملفات من سطح المكتب ومجلد التنزيلات إلى أماكنها الصحيحة. ويمكن استخدام البحث المدمج في النظام بدل تكرار الملف في أكثر من مكان. الهدف هو أن تعرف أين يجب أن يوجد الملف قبل أن تبحث عنه، وهذا يجعل التنظيم قابلًا للاستمرار من دون أدوات إضافية. ويمكنك تقييم النتيجة بعد أيام بدل تغيير عدة أشياء دفعة واحدة. التعديل الصغير الذي يحل مشكلة محددة أفضل من تثبيت أدوات كثيرة لا تعرف أثرها. الحفاظ على النظام محدثًا ومنظمًا يعطي نتائج مستقرة ويجعل اكتشاف أي مشكلة جديدة أسهل.